Hé jongens, hier is Alicia met wat nieuwe inzichten! 👀 Vandaag gaan we kijken hoe je het beste een evenement op kantoor kunt organiseren. Ready?
Belangrijkste punten
Algemene organisatie: De basis leggen
- Plan je budget
- De juiste datum kiezen
- Stel uw gastenlijst samen
- Brainstorm met je team
- Plan de catering
Bezoekerservaring: laat een blijvende indruk achter
- De hoofdzaken
- Ga verder
- Een duidelijk programma
Communicatie: de boodschap overbrengen
- Marketingmateriaal
- Interne communicatie
- Externe communicatie
- Online registratie
Uitvoering op D-Day: het grote moment
- Het team voorbereiden
- Inhoud voor sociale netwerken
- Aanpassingsvermogen
Follow-up na afloop van het evenement: met een goed gevoel afsluiten
- Bedank je team en gasten
- Deel de hoogtepunten
- Verzamel feedback
Introductie
Een kantoorevenement organiseren kan een grote uitdaging zijn, met alle logistiek, gasten, communicatie en onvoorziene omstandigheden. Maar met een beetje organisatie is het de perfecte gelegenheid om je team te verenigen, de banden met je klanten aan te halen en je projecten onder de aandacht te brengen.
Dat hebben we geprobeerd bij Inkoo, toen Alma Café, dat sinds een paar maanden in onze kantoren gevestigd was, besloot om hun branderij te openen. Verleid door het idee besloten we onze krachten te bundelen en een open dag te organiseren..
Maar we begonnen slechts drie weken voor de datum met plannen. Het resultaat? Een lonende ervaring, maar wel een vol waardevolle lessen die we hier met jullie delen. Om je eigen organisatie te vereenvoudigen, hebben we ook een gratis checklist gemaakt die alle essentiële aspecten behandelt.
In dit artikel kijken we naar de algemene organisatie, de bezoekerservaring, de communicatie, de uitvoering op de dag zelf en de follow-up na afloop van het evenement.
1. Algemene organisatie: De basis leggen
Plan je budget
Begin met het opstellen van een duidelijk en realistisch budget. Maak een lijst van je prioriteiten: eten, drinken, communicatie of entertainment, en wijs het geld dienovereenkomstig toe. Zo voorkom je verrassingen op het laatste moment.
De juiste datum kiezen
We hebben op de harde manier geleerd dat het kiezen van de juiste datum cruciaal is. De keuze voor 24 oktober, een korte, koele dag midden in de schoolvakantie, beperkte de deelname van veel ouders.
Houd rekening met seizoensbeperkingen en de beschikbaarheid van je doelgroep.
Stel uw gastenlijst samen
Bepaal je doelgroep: klanten, partners of collega's. Voor ons waren het in de eerste plaats onze klanten, terwijl we de deur openhielden voor de familie en vrienden van het team.
Een geweldige kans voor je werknemers om hun professionele omgeving te laten zien aan hun vrienden en familie. In ons geval heeft dit een zeer positieve invloed gehad op de sfeer en betrokkenheid van het team.
Brainstorm met je team
Je team betrekken bij de brainstormfase kan nieuwe ideeën naar boven brengen en zorgen voor hun betrokkenheid. In ons geval zeiden sommige medewerkers dat ze graag meer betrokken waren geweest bij de planning.
Organiseer een creatieve sessie om iedereen erbij te betrekken en verantwoordelijkheden te delen.
Plan de catering
Wat kies je: interne catering of externe dienstverleners?
We werkten samen met lokale bedrijven: crêpes aan een vaste prijs en cocktails verzorgd door Le Juste Gin, een enthousiaste jonge ambachtelijke merk. Samenwerken met lokale vakmensen is niet alleen kostenefficiënt, maar geeft ook een authentieke toets aan je evenement.
Een tip: kies menu’s die aansluiten bij de behoeften van je gasten (vegetarisch, glutenvrij, enz.) en onderhandel over groepskortingen of samenwerkingen.
2. Bezoekerservaring: laat een blijvende indruk achter
De hoofdzaken
Verwaarloos de basislogistiek niet:
- duidelijke bewegwijzering,
- beschikbare parkeerplaatsen,
- toegang tot toiletten,
- verlichting,
- verwarming.
Als je ruimte ongebruikelijk is (zoals een workshop), anticipeer dan op de uitdagingen. In ons geval temperde het koelere weer de stemming van onze gasten, een les die we moeten leren voor toekomstige evenementen.
Ga verder
Bied activiteiten aan zoals live workshops, rondleidingen of zelfs een photobooth. We organiseerden demonstraties borduren en live printen, maar het gebrek aan een vast tijdschema putte onze teams uit. Plan rotaties en vereenvoudig je aanbod om overbelasting te voorkomen.
Het aanbieden van een souvenir van het evenement wordt altijd gewaardeerd. We hebben bijvoorbeeld ter plaatse gepersonaliseerde petten geborduurd. Het is een gedenkwaardige manier om de impact van je evenement bij de deelnemers te verlengen.
Een duidelijk programma
Stel een nauwkeurig schema op met vaste tijden. We waren een beetje slordig op dit punt, wat onze live demonstraties verstoorde. Door je aan het programma te houden, optimaliseer je de ervaring van je gasten.
3. Communicatie: de boodschap overbrengen
Marketingmateriaal
Bereid flyers, badges en goodies ruim van tevoren voor.
Toen we deelnamen aan de Odoo Experience, waren onze materialen nog niet klaar of gedrukt, waardoor we ze niet konden uitdelen.
Dit zou de zichtbaarheid van het evenement hebben vergroot en waarschijnlijk meer deelnemers hebben aangetrokken op de dag zelf.
Interne communicatie
Licht je team in over hun rol en hoe de dag zal verlopen. Maak een takenbord en zorg ervoor dat iedereen weet wat ze kunnen verwachten. We hebben gemerkt dat betere interne communicatie misverstanden heeft voorkomen en de coördinatie heeft verbeterd.
Externe communicatie
Gebruik alle beschikbare kanalen: sociale netwerken, nieuwsbrieven, oproepen en zelfs papieren uitnodigingen als je publiek traditioneler is. Begin vroeg om het bereik van je boodschap te maximaliseren.
Online registratie
Maak een intuïtieve webpagina waar gasten zich kunnen registreren. Dit zal je helpen bij het inschatten van de benodigdheden voor eten, drinken en goodies.
En vergeet niet om on-site registratie mogelijk te maken om nieuwkomers vast te leggen en hen later te kunnen retargeten met nieuwsbrieven, of zelfs om feedback te vragen over het evenement.
4. Uitvoering op D-Day: het grote moment
Het team voorbereiden
Licht je team in over hun rollen om de organisatie soepel te laten verlopen. En waarom bied je geen trui aan waarop ieders rol staat geborduurd?
Dit versterkt de teamcohesie en helpt bezoekers om gemakkelijk de juiste persoon voor hun vragen te vinden. Een eenvoudig en doeltreffend idee voor een geslaagd evenement!
Inhoud voor sociale netwerken
Bereid een strategie voor om foto's, video's en levens vast te leggen. We betreurden het dat we geen specifiekere inhoud hadden gepland. Goede visuals vergroten de zichtbaarheid na afloop van het evenement.
Aanpassingsvermogen
Het onverwachte gebeurt altijd. Bereid een klein team voor om problemen in realtime op te lossen. Een snel reagerend team maakt het verschil in het behouden van een positieve sfeer.
5. Follow-up na afloop van het evenement: met een goed gevoel afsluiten
Bedank je team en gasten
Stuur persoonlijke bedankbriefjes naar je gasten en team, persoonlijk of per e-mail, om een blijvende indruk achter te laten en jullie relatie te versterken.
Deel de hoogtepunten
Plaats een samenvatting van het evenement op je sociale netwerken met foto's en anekdotes. Dit vergroot de impact van je evenement en betrekt je community erbij.
Verzamel feedback
Dankzij de e-mails die je zorgvuldig hebt verzameld bij het registreren van deelnemers, kun je eenvoudig een korte enquête versturen om feedback te verzamelen over de organisatie, het programma en de activiteiten. Deze feedback is van onschatbare waarde voor het verbeteren van je toekomstige evenementen.
Conclusie
Het organiseren van een succesvol evenement vereist zorgvuldige planning, duidelijke communicatie en een vlekkeloze (of bijna vlekkeloze) uitvoering. Met de juiste hulpmiddelen en een toegewijd team wordt elke uitdaging een leermoment.
Download onze gratis checklist om je toekomstige evenementen te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat niets aan het toeval wordt overgelaten!