Hey les gars, ici Alicia avec de nouveaux insights ! 👀 Aujourd'hui, nous allons voir comment organiser un évènement dans vos bureaux et de la meilleure des manières. Prêt ?
Points clés
Organisation générale : Poser les bases
- Planifiez votre budget
- Choisissez la bonne date
- Créez votre liste d’invités
- Brainstormez avec votre équipe
- Planifiez la restauration
Expérience des visiteurs : marquez les esprits
- Les indispensables
- Allez plus loin
- Un programme clair
Communication : faites passer le message
- Matériel marketing
- Communication interne
- Communication externe
- Inscription en ligne
Exécution le jour J : Le grand moment
- Préparation de l’équipe
- Contenu pour les réseaux sociaux
- Adaptabilité
Suivi post-événement : conclure en beauté
- Remerciez votre équipe et vos invités
- Partagez les temps forts
- Collectez des retours
Introduction
L'organisation d'un événement au bureau peut représenter un défi de taille, entre la logistique, les invités, la communication et les imprévus. Mais avec un peu d'organisation, c'est l'occasion rêvée de fédérer votre équipe, de renforcer vos liens avec vos clients et de mettre en valeur vos projets.
C’est ce que nous avons tenté chez Inkoo, quand Alma Café, installé dans nos bureaux depuis quelques mois, a décidé d'inaugurer leur point de torréfaction. Nous avons décidé de combiner nos forces pour créer une journée portes ouvertes.
Mais, nous avons commencé à planifier à peine trois semaines avant la date prévue. Le résultat ? Une expérience enrichissante, mais un parcours semé de leçons précieuses que nous partageons ici avec vous. Pour simplifier votre propre organisation, nous avons également créé une checklist gratuite qui couvre tous les aspects essentiels.
Dans cet article, nous aborderons l’organisation générale, l’expérience des visiteurs, la communication, l’exécution le jour J et le suivi post-événement.
1. Organisation générale : Poser les bases
Planifiez votre budget
Commencez par définir un budget clair et réaliste. Listez vos priorités : nourriture, boissons, communication, ou animations, et allouez des fonds en conséquence. Cela vous évitera des surprises de dernière minute.
Choisissez la bonne date
Nous avons appris à nos dépens que le choix de la date est crucial. Opter pour le 24 octobre, une journée courte, fraîche, et située en plein milieu des vacances scolaires, a limité la participation de nombreux parents.
Tenez compte des contraintes saisonnières et des disponibilités de votre public cible.
Créez votre liste d’invités
Identifiez votre public cible : clients, partenaires, ou collègues. Pour nous, c’était avant tout nos clients, tout en laissant la porte ouverte aux familles et amis de l’équipe.
Une belle occasion pour vos employés de montrer leur environnement professionnel à leurs proches. Chez nous, cette inclusion a eu un impact très positif sur l’ambiance et l’engagement de l’équipe.
Brainstormez avec votre équipe
Inclure votre équipe dans la phase de réflexion peut faire émerger des idées nouvelles et garantir leur engagement. Dans notre cas, certains employés ont exprimé qu’ils auraient aimé participer davantage à la planification.
Organisez une session créative pour inclure tout le monde et répartir les responsabilités.
Planifiez la restauration
Que choisir : restauration interne ou prestataires externes ?
Nous avons travaillé avec des entreprises locales : crêpes à prix fixe et cocktails fournis par Le Juste Gin, une jeune marque artisanale enthousiaste. Travailler avec des artisans locaux est non seulement rentable, mais ajoute une touche d'authenticité à votre événement.
Un conseil : optez pour des menus adaptés à vos invités (végétariens, sans gluten, etc.) et négociez des tarifs de groupe ou des collaborations.
2. Expérience des visiteurs : marquez les esprits
Les indispensables
Ne négligez pas la logistique de base :
- signalisation claire,
- parking disponible,
- accès aux sanitaires,
- éclairage,
- chauffage.
Si votre espace est atypique (comme un atelier), anticipez les défis. Dans notre cas, la fraîcheur de la saison a un peu refroidi les invités, une leçon à retenir pour de futurs événements.
Allez plus loin
Proposez des activités comme des ateliers live, des visites guidées ou même un photobooth. Nous avons organisé des démonstrations de broderie et de live printing, mais le manque d’horaires fixes a épuisé nos équipes. Prévoyez des rotations et simplifiez vos offres pour éviter une surcharge.
Offrir un souvenir de l’événement est toujours apprécié. Par exemple, nous avons brodé des casquettes personnalisées sur place. C’est une manière mémorable de prolonger l’impact de votre événement auprès des participants.
Un programme clair
Établissez un planning précis avec des horaires fixes. Nous avons manqué de rigueur sur ce point, ce qui a perturbé nos démonstrations en direct. Respecter le programme optimise l’expérience de vos invités.
3. Communication : faites passer le message
Matériel marketing
Préparez des dépliants, des badges et des cadeaux bien à l'avance.
Lorsque nous avons participé à l'Odoo Experience, notre matériel n'était pas encore finalisé ou imprimé, nous n'avons donc pas pu le distribuer.
Ça aurait pourtant renforcé la visibilité de notre événement et aurait probablement attiré davantage de participants le jour J .
Communication interne
Briefez votre équipe sur leur rôle et sur le déroulement de la journée. Créez un tableau des tâches et assurez-vous que chacun sait à quoi s’attendre. Nous avons remarqué qu’une meilleure communication interne aurait évité des quiproquos et renforcé la coordination.
Communication externe
Utilisez tous les canaux disponibles : réseaux sociaux, newsletters, appels et même des invitations papier si votre public est plus traditionnel. Commencez tôt pour maximiser la portée de votre message.
Inscription en ligne
Créez une page web intuitive où les invités peuvent s’inscrire. Cela vous aidera à estimer les besoins en nourriture, boissons, et goodies.
Et n’oubliez pas de permettre les inscriptions sur place pour capter les nouveaux venus et pouvoir les retargeter par la suite avec des newsletters, ou bien même leur demander un peu de feedback sur l'évent.
4. Exécution le jour J : Le grand moment
Préparation de l’équipe
Briefez votre équipe sur leurs rôles pour garantir une organisation fluide. Et pourquoi ne pas offrir un pull brodé avec le rôle de chacun ?
Cela renforce la cohésion de l’équipe tout en aidant les visiteurs à identifier facilement la bonne personne pour leurs questions. Une idée simple et efficace pour un événement réussi !
Contenu pour les réseaux sociaux
Préparez une stratégie pour capturer des photos, vidéos, et lives. Nous avons regretté de ne pas avoir planifié davantage de contenus spécifiques. Un bon visuel booste la visibilité post-événement.
Adaptabilité
Les imprévus arrivent toujours. Préparez une petite équipe pour résoudre les problèmes en temps réel. Une équipe réactive fait toute la différence pour maintenir une ambiance positive.
5. Suivi post-événement : conclure en beauté
Remerciez votre équipe et vos invités
Envoyez des remerciements personnalisés à vos invités et votre équipe, que ce soit en personne ou par e-mail, pour laisser une impression durable et renforcer vos relations.
Partagez les temps forts
Publiez un résumé de l’événement sur vos réseaux sociaux avec des photos et des anecdotes. Cela prolonge l’impact de votre événement et engage votre communauté.
Collectez des retours
Grâce aux emails que vous avez soigneusement amassés lors de l'inscription des participants, vous pourrez facilement envoyer un court sondage pour recueillir des avis sur l’organisation, le programme, et les activités. Ces retours sont inestimables pour améliorer vos futurs événements.
Conclusion
Organiser un événement réussi nécessite une planification minutieuse, une communication claire et une exécution sans faille (ou presque). Avec les bons outils et une équipe engagée, chaque défi devient une opportunité d’apprentissage.
Téléchargez notre checklist gratuite pour simplifier vos futurs événements et garantir que rien ne sera laissé au hasard !